Żyjemy w czasach, w którym wszystkiego jest pod dostatkiem, oprócz jednej rzeczy – czasu. Kierując biurem rachunkowym bardzo ważne jest odpowiednie zarządzanie firmą jak również swoimi obowiązkami. Aby efektywnie wykorzystać dzień w pracy należy dobrze zarządzać swoim czasem. Aplikacje mogą nam przypominać o ważnych wydarzeniach, pilnować terminów a nawet motywować. Kilkanaście lat temu większość z nas używała długopisu i papieru – dziś możemy korzystać z licznych, łatwo dostępnych rozwiązań technologicznych. Chociaż czasami kartka papieru i długopis nie jest takim złym rozwiązaniem…
- Oto klika narzędzi, które z powodzeniem pomagają mi w zarządzaniu sobą i moim biurem.
- Dzięki nim zaoszczędzić dużo czasu i podniesiesz efektywność swojego biznesu.
1. Evernote
Aplikacja dla osób, które dużo notują i chcą mieć swoje zapiski zawsze pod ręką – nie ważne na jakim urządzeniu pracują. Jeśli masz u siebie na biurku porozklejane żółte karteczki – możesz je śmiało wyrzucić. Pozaklejany nimi monitor nie wspomoże Twojej produktywności , a one same często potrafią się gubić. W Evernote nic się nie zgubi. Notatki można katalogować, oznaczać i udostępniać innym. Zaczętą notatkę na smartfonie można dokończyć na komputerze, a mnogość funkcji pozwala spersonalizować pod swoje upodobania.
Plusy
- łatwość obsługi
- bardzo dobry system zarządzania notatkami i wyszukiwania
- działa zarówno na PC jak i urządzeniach mobilnych
Minusy
- darmowa wersja jest lekko okrojona
2. Any.do
Czy wiesz, że poświęcone 10 minut wieczorem na zaplanowanie kolejnego dnia, pozwoli Ci oszczędzić nawet 2 godziny? Jeśli zastanawiasz się co dziś masz zrobić, w jakiej kolejności to zrobić i co uznać za priorytet, a co może poczekać – zainstaluj wieczorem aplikację Any.do i zaplanuj swój dzień. Nie tylko będziesz miał więcej czasu, ale i zobaczysz jak przyjemnym jest odhaczanie kolejnych zrealizowanych zadań.
Plusy
- dziecinnie proste planowanie zadań i nadawanie priorytetów
- dyskretne powiadomienia
Minusy
- jak dla mnie brak , chociaż niektórym osobom może przeszkadzać brak polskiej wersji językowej w wersji przeglądarkowej.
3. Dropbox
Jeden z najpopularniejszych dysków w chmurze i prekursor rozwiązań tego typu. Dzięki niemu można mieć dostęp do swoich plików z dowolnego miejsca. Wystarczy mieć dostęp do internetu. Posiada aplikację desktopową oraz na urządzenia mobilne. Główna funkcjonalność to przechowywanie plików oraz dzielenie się nimi. Warto również wspomnieć o możliwości skanowania dokumentów poprzez aplikację mobilną i moduł do optycznego rozpoznawania tekstu w pliku graficznym i zapisanie go w formie edytowalnego dokumentu.
Plusy
- łatwa obsługa
- dodatkowe narzędzia (skaner, ocr, itd.)
- przyjazna aplikacja mobilna
Minusy
- w darmowej wersji tylko 2 GB na pliki i brakuje dodatkowych narzędzi.
PS. Jeśli 2GB to zbyt mało, za każdego poleconego użytkownika otrzymujemy dodatkowe 500MB.
4. Skaner wizytówek
Na pewno otrzymujesz masę wizytówek. Tracisz czas na szukanie kontaktu pośród stosu kartoników? Koniec z mozolnym przepisywaniem danych adresowych do książki telefonicznej w swoim telefonie. Skaner wizytówek pozwoli na zrobienie zdjęcia, sam odczyta wszelkie dane i zapisze w Twoim telefonie. Na dodatek zdjęcie wizytówki ustawi jako zdjęcie profilowe, dzięki czemu będziesz widział kto i skąd dzwoni.
Plusy
- oszczędza czas
- łatwy w użyciu
Minusy
- czasem trzeba poprawić odczytane informacje
5. Kalendarz Google
Czy ktoś jeszcze korzysta z papierowych kalendarzy w formie książkowej? Pewnie, że tak. Być może czas to zmienić. Kalendarz google to coś więcej. Zadania, przypomnienia, planowanie spotkań to tylko część jego możliwości. To absolutny must-have w każdym biznesie.
Plusy
- mobilność
- łatwość w użyciu
- integracja z mailem
Minusy
- trzeba poświęcić trochę czasu na poznanie wszystkich opcji
6. Mobevo
Aplikacja przeznaczona stricte do biur księgowych. Dzięki niej zautomatyzujesz wprowadzanie faktur do systemu księgowego. Pozwala również na sprawdzanie postępów pracy, monitorowanie czasu pracy i ogólnie na zarządzanie całym biurem rachunkowym. Jest to również narzędzie dla klientów biur rachunkowych, służące do przekazywania dokumentów i komunikacji. Trudno wymienić wszelkie zalety i możliwości w kilku zdaniach, każde biuro rachunkowe powinno sprawdzić to narzędzie.
Plusy
- oszczędza mnóstwo czasu przy wprowadzaniu faktur
- zawiera szereg narzędzi do analiz pracy księgowych
- systematyzuje pracę w biurze rachunkowym
Minusy
- ogromne narzędzie które trzeba odpowiednio wdrożyć aby czerpać z niego korzyści
- mnogość funkcji może na początku przerażać
7. Silence. Do not disturb.
Tryb „nie przeszkadzać’ to jedna z najbardziej niedocenionych funkcji w dzisiejszych smartfonach. Jeśli chcesz odpocząć od powiadomień, telefonów , informacji i innych rozpraszaczy – powinieneś użyć tej funkcji. Ustawia się w nim godziny, w których nie chcemy aby nic nam nie przeszkadzało, oraz nic nas nie rozpraszało. Dajmy na to od 21:00 – 8:00. Wszystko zależy od naszego trybu życia. Pamiętaj że nie każdy telefon musisz odebrać, a czasami jeden telefon z samego rana może zepsuć cały dzień. Poranek zostaw dla siebie i swoich spraw. Niech reszta poczeka.
Plusy
- proste ustalanie grafików „ciszy”
- można wybrać kontakty np. najbliższą rodzinę, od których połączenia nie będą wyciszane
Minusy
- aplikacja tylko w języku angielskim
- dosyć okrojona wersja darmowa
8. Przegląd prasy podatkowej
Każdy doradca podatkowy i księgowy musi go mieć aby być na bieżąco, ale broń boże, nie trzeba czytać całych artykułów, wystarczą same nagłówki. Jeśli będzie coś ważnego – na pewno nie umknie i w razie potrzeby będzie można wrócić do pożądanej informacji, albo zapisać ją w Evernote. Nie ważny jest dostawca przeglądu bo każdy zawiera mniej więcej to samo. Ważne jest być na bieżąco.
9. Poczta głosowa PRO
To jedna z funkcjonalności którą każdy ma, a nie każdy z niej korzysta. To rozwiązanie dla tych, którzy często nie mogą odebrać telefonu, ale nie chcą aby ominęło im też coś ważnego. Jeśli znajdujemy się poza zasięgiem, jesteśmy na spotkaniu, albo po prostu mamy czas dla siebie – dzwoniący może zostawić nam wiadomość. Tutaj już będziemy mogli wstępnie przefiltrować przychodzące połączenia – jeśli osoba która się z Tobą próbowała połączyć – nie zostawiła wiadomości – pewnie nie było to nic pilnego. Ponad to, korzystając z poczty głosowej w wersji PRO, za śmieszne 2 zł/mc otrzymujemy aplikację mobilną, w której możemy odsłuchiwać wiadomości i segregować je po długości, przez co od razu widać te 1-2 sekundowe bez żadnej zawartości.
Plusy
- aplikacja mobilna
- nie trzeba oddzwaniać na numer poczty głosowej
- oszczędność czasu
10. Bitrix24
Potężny CRM o którym można napisać oddzielny artykuł. Ja akurat używam go w swoim biurze m.in. jako narzędzie do komunikacji wewnętrznej z pracownikami. Mamy zwykły czat, możliwość uczestniczenia w wideokonferencjach, kalendarze, wyznaczania zadań, planowania spotkań i wiele wiele więcej. Do tego jest aplikacja desktopowa i mobilna. Doskonałe narzędzie do komunikacji w biurze rachunkowym.
Plusy
- przyjazny interfejs
- aplikacja desktopowa i mobilna
- łatwa komunikacja
- bardzo dużo możliwości w darmowej wersji
Minusy
- tylko 12 użytkowników w wersji darmowej
Dla chętnych
Audioteka
Brak czasu na książki? Znam to. Ale na ich słuchanie zawsze znajdzie się czas podczas jazdy samochodem. 30 minut w drodze do pracy, 30 minut w drodze do domu. Już jest godzina dziennie. 5 godzin tygodniowo, 260 godzin rocznie. Jeden audiobook trwa około 7 godzin. Czyli 37 książek rocznie podczas samej jazdy do pracy i z powrotem. To więcej wiedzy niż przez rok na uniwersytecie. I co? Jest czas na książki?
Plusy
- wielki wybór książek
- wygodne przyswajanie wiedzy
Minusy
- nie wszystkie książki są w wersji audiobooków