Dobre biuro rachunkowe zapewnia nie tylko prawidłowe prowadzenie rozliczeń twojej firmy, ale wspiera cię w rozwijaniu działalności i doradza nie tylko w księgowości i podatkach. Wybór, przed którym stoisz, to jeden z ważniejszych wyborów w biznesie, dlatego warto poświęcić na niego nieco więcej czasu, by potem mieć spokojną głowę i przekonanie, że wszystko jest na dobrej drodze.

Oto jedenaście najważniejszych kryteriów, które należy wziąć pod uwagę wybierając biuro rachunkowe, któremu powierzysz swoją firmę:

1. Doświadczenie. Większe i dłużej działające biura mają bogatszą praktykę, bo zajmują się wieloma różnymi podmiotami. Ilość klientów jest zaś wyznacznikiem jakości obsługi (nikt nie zmienia kontrahenta, gdy współpraca układa się dobrze). Zainteresuj się więc datą założenia firmy, liczbą obsługiwanych klientów, referencjami i rekomendacjami partnerów.
2. Personel. O dobrych księgowych można by pisać w nieskończoność, bo to bardzo istotne kryterium. Personel pracujący w biurze rachunkowym będzie odpowiadał za kontakty z urzędami, wypełniał zeznania podatkowe, rozliczał dochody firmy, tworzył sprawdzania. Chyba nikt nie chce powierzać tak ważnych spraw osobom przypadkowym… Dlatego warto zwrócić uwagę na doświadczenie, standardy zachowania poufności, dbanie o aktualizację wiedzy (kursy i szkolenia), a także opiekę jednej, konkretnej osoby nad wszystkimi sprawami twojej firmy. Koniecznie sprawdź, czy w biurze jest ktoś kto ma uprawnienia doradcy podatkowego. To osoby, których wiedza z zakresu rachunkowości jest potwierdzona egzaminem i certyfikatem, doskonale znające prawo podatkowe. Ważnym wskaźnikiem jest także roczny współczynnik fluktuacji kadr, bo z biura księgowego, gdzie się dobrze pracuje nikt nie chce odchodzić.
3. Nowoczesne technologie. Faktury można każdorazowo drukować i przywozić na koniec miesiąca, a potem wpisywać je ręcznie, tylko… po co? Nie tylko w urzędach załatwisz coraz więcej spraw korzystając z drogi elektronicznej – tak samo powinno być w dobrym biurze księgowym. To wygoda, mniej błędów przy skanowaniu i księgowaniu dokumentów, a także ekologia, bo nie trzeba marnować papieru!
4. Potencjał organizacyjny, kadrowy i techniczny. Nie tylko twój biznes się rozwija – biuro również musi to robić by nie zostać w tyle. Sprawdź czy księgowi którym powierzysz swoje rozliczenia są w stanie sobie z nimi poradzić i czy mają techniczne możliwości rozliczania większej ilości faktur, kontrahentów? Możesz też poprosić o sprawozdanie finansowe za ostatnie 2 lata. Kto nie umie prowadzić własnego biznesu nie będzie dobrym doradcą dla twojego.
5. Szeroki zakres usług. Większość biur oferuje podstawowy pakiet usług i często wydaje się, że to wystarczy. A co w sytuacji, gdy firma się rozwinie? Nagle potrzeba również znajomości rozliczeń wewnątrzwspólnotowych, stawek ceł lub przepisów dotyczących importowania towarów. Wybierając biuro księgowe zwróć uwagę na to, czy podoła ono rosnącym potrzebom twojego biznesu, czy znów będzie trzeba szukać nowego. Pomocna bywa lista klientów biura, która pozwala zweryfikować jakie usługi faktycznie są świadczone.
6. Jakość usług. Tu nie wystarczą zapewnienia – finanse są zbyt ważną rzeczą by wierzyć na słowo. Biuro księgowe powinno stale dbać o jakość i utrzymywać wysokie standardy pracy i zarządzania. Potwierdzeniem takiej polityki może być np. certyfikat ISO 9001 lub inne dokumenty. Zweryfikuj czy nie są to tylko marketingowe trofea, które można kupić za określoną cenę.
7. Usługi dodatkowe. Działalność w biznesie wymaga często kontaktu z innymi specjalistami, np. prawnikami czy brokerami ubezpieczeń. W dobrym biurze rachunkowym klient może zamówić takie usługi dodatkowo i nie tracić czasu na szukanie właściwych osób, bo biuro ma swoich sprawdzonych partnerów. Dobrze, jeżeli biuro współpracuje ze specjalistami od funduszy europejskich.
8. Program do fakturowania. Potrzebna każdemu aplikacja, która pozwoli ewidencjonować sprzedaż w prosty sposób. Dobre biuro rachunkowe oferuje swoim klientom taki program w ramach usługi. Powinien być dostępny online z każdego miejsca i dostosowany również do urządzeń mobilnych. Dodatkową zaletą jest to, że wszystkie faktury od razu są przenoszone do systemu księgowego, dzięki czemu rozliczenia odbywają się na bieżąco.
9. Różnorodność kanałów komunikacyjnych. Możliwość kontaktowania się z biurem. Im więcej ścieżek dostępu, tym lepiej. Dzisiaj nie wystarczy tylko strona i telefon stacjonarny. Bycie online oznacza również profile na FB, LinkedIn oraz możliwość komunikowania się przez np. Messengera. W naprawdę dobrym biurze rachunkowym nie jest istotne jaki kanał wykorzystasz, bo każdy jest obsługiwany. Dodatkowo na profilach społecznościowych masz pełną informację o aktualnościach, np. zmianach godzin urzędowania lub urlopach.
10. Ubezpieczenie OC. Mylić się jest sprawą ludzką i nie da się uniknąć błędów. Ważne, by ich konsekwencje nie były dotkliwe. Dlatego każde z biur rachunkowych ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC, pokrywającego ewentualne roszczenia klientów. Diabeł jednak tkwi w szczegółach, czyli w wysokości kwoty, do której ta odpowiedzialność jest ponoszona. Im wyższa, tym twój parasol bezpieczeństwa lepiej cię chroni.
11. Dostęp do archiwum faktur. Sytuacje gdy pilnie potrzebna jest faktura sprzed miesiąca lub ostatni bilans to codzienność w biznesie. W dobrym biurze rachunkowym nikt nie każe ci czekać do poniedziałku. Dokumenty firm są archiwizowane i przechowywane w formie elektronicznej, zapewniając stały dostęp do wszystkich ważnych danych. Dodatkowo dzięki specjalnym platformom online możesz wygenerować potrzebne aktualnie zestawienia i statystyki.

Żyjemy w czasach, w którym wszystkiego jest pod dostatkiem, oprócz jednej rzeczy – czasu. Kierując biurem rachunkowym bardzo ważne jest odpowiednie zarządzanie firmą jak również swoimi obowiązkami. Aby efektywnie wykorzystać dzień w pracy należy dobrze zarządzać swoim czasem. Aplikacje mogą nam przypominać o ważnych wydarzeniach, pilnować terminów a nawet motywować. Kilkanaście lat temu większość z nas używała długopisu i papieru – dziś możemy korzystać z licznych, łatwo dostępnych rozwiązań technologicznych. Chociaż czasami kartka papieru i długopis nie jest takim złym rozwiązaniem…

• Oto klika narzędzi, które z powodzeniem pomagają mi w zarządzaniu sobą i moim biurem.
• Dzięki nim zaoszczędzić dużo czasu i podniesiesz efektywność swojego biznesu.

1.  Evernote

Aplikacja dla osób, które dużo notują i chcą mieć swoje zapiski zawsze pod ręką – nie ważne na jakim urządzeniu pracują. Jeśli masz u siebie na biurku porozklejane żółte karteczki – możesz je śmiało wyrzucić. Pozaklejany nimi monitor nie wspomoże Twojej produktywności , a one same często potrafią się gubić. W Evernote nic się nie zgubi. Notatki można katalogować, oznaczać i udostępniać innym. Zaczętą notatkę na smartfonie można dokończyć na komputerze, a mnogość funkcji pozwala spersonalizować pod swoje upodobania.

Plusy

• łatwość obsługi
• bardzo dobry system zarządzania notatkami i wyszukiwania
• działa zarówno na PC jak i urządzeniach mobilnych

Minusy

• darmowa wersja jest lekko okrojona

2. Any.do

Czy wiesz, że poświęcone 10 minut wieczorem na zaplanowanie kolejnego dnia, pozwoli Ci oszczędzić nawet 2 godziny? Jeśli zastanawiasz się co dziś masz zrobić, w jakiej kolejności to zrobić i co uznać za priorytet, a co może poczekać – zainstaluj wieczorem aplikację Any.do i zaplanuj swój dzień. Nie tylko będziesz miał więcej czasu, ale i zobaczysz jak przyjemnym jest odhaczanie kolejnych zrealizowanych zadań.

Plusy

• dziecinnie proste planowanie zadań i nadawanie priorytetów
• dyskretne powiadomienia

Minusy

• jak dla mnie brak , chociaż niektórym osobom może przeszkadzać brak polskiej wersji językowej w wersji przeglądarkowej.

3.  Dropbox

Jeden z najpopularniejszych dysków w chmurze i prekursor rozwiązań tego typu. Dzięki niemu można mieć dostęp do swoich plików z dowolnego miejsca. Wystarczy mieć dostęp do internetu. Posiada aplikację desktopową oraz na urządzenia mobilne. Główna funkcjonalność to przechowywanie plików oraz dzielenie się nimi. Warto również wspomnieć o możliwości skanowania dokumentów poprzez aplikację mobilną i moduł  do optycznego rozpoznawania tekstu w pliku graficznym i zapisanie go w formie edytowalnego dokumentu.

Plusy

• łatwa obsługa
• dodatkowe narzędzia (skaner, ocr, itd.)
• przyjazna aplikacja mobilna

Minusy

• w darmowej wersji tylko 2 GB na pliki i brakuje dodatkowych narzędzi.

PS. Jeśli 2GB to zbyt mało, za każdego poleconego użytkownika otrzymujemy dodatkowe 500MB.

4. Skaner wizytówek

Na pewno otrzymujesz masę wizytówek. Tracisz czas na szukanie kontaktu pośród stosu kartoników? Koniec z mozolnym przepisywaniem danych adresowych  do książki telefonicznej w swoim telefonie. Skaner wizytówek pozwoli na zrobienie zdjęcia, sam odczyta wszelkie dane i zapisze w Twoim telefonie. Na dodatek zdjęcie wizytówki ustawi jako zdjęcie profilowe, dzięki czemu będziesz widział kto i skąd dzwoni.

Plusy

• oszczędza czas
• łatwy w użyciu

Minusy

• czasem trzeba poprawić odczytane informacje

5. Kalendarz Google

Czy ktoś jeszcze korzysta z papierowych kalendarzy w formie książkowej? Pewnie, że tak. Być może czas to zmienić. Kalendarz google to coś więcej. Zadania, przypomnienia, planowanie spotkań to tylko część jego możliwości. To absolutny must-have w każdym biznesie.

Plusy

• mobilność
• łatwość w użyciu
• integracja z mailem

Minusy

• trzeba poświęcić trochę czasu na poznanie wszystkich opcji

6. Mobevo

Aplikacja przeznaczona stricte do biur księgowych. Dzięki niej zautomatyzujesz wprowadzanie faktur do systemu księgowego. Pozwala również na sprawdzanie postępów pracy, monitorowanie czasu pracy i ogólnie na zarządzanie całym biurem rachunkowym. Jest to również narzędzie dla klientów biur rachunkowych, służące do przekazywania dokumentów i komunikacji. Trudno wymienić wszelkie zalety i możliwości w kilku zdaniach, każde biuro rachunkowe powinno sprawdzić to narzędzie.

Plusy

• oszczędza mnóstwo czasu przy wprowadzaniu faktur
• zawiera szereg narzędzi do analiz pracy księgowych
• systematyzuje pracę w biurze rachunkowym

Minusy

• ogromne narzędzie które trzeba odpowiednio wdrożyć aby czerpać z niego korzyści
• mnogość funkcji może na początku przerażać

7. Silence. Do not disturb.

Tryb „nie przeszkadzać’ to jedna z najbardziej niedocenionych funkcji w dzisiejszych smartfonach. Jeśli chcesz odpocząć od powiadomień, telefonów , informacji i innych rozpraszaczy – powinieneś użyć tej funkcji. Ustawia się w nim godziny, w których nie chcemy aby nic nam nie przeszkadzało, oraz nic nas nie rozpraszało. Dajmy na to od 21:00 – 8:00. Wszystko zależy od naszego trybu życia. Pamiętaj że nie każdy telefon musisz odebrać, a czasami jeden telefon z samego rana może zepsuć cały dzień. Poranek zostaw dla siebie i swoich spraw. Niech reszta poczeka.

Plusy

• proste ustalanie grafików „ciszy”
• można wybrać kontakty np. najbliższą rodzinę, od których połączenia nie będą wyciszane

Minusy

• aplikacja tylko w języku angielskim
• dosyć okrojona wersja darmowa

8. Przegląd prasy podatkowej

Każdy doradca podatkowy i księgowy musi go mieć aby być na bieżąco, ale broń boże, nie trzeba czytać całych artykułów, wystarczą same nagłówki. Jeśli będzie coś ważnego – na pewno nie umknie i w razie potrzeby będzie można wrócić do pożądanej informacji, albo zapisać ją w Evernote. Nie ważny jest dostawca przeglądu bo każdy zawiera mniej więcej to samo. Ważne jest być na bieżąco.

9. Poczta głosowa PRO

To jedna z funkcjonalności którą każdy ma, a nie każdy z niej korzysta. To rozwiązanie dla tych, którzy często nie mogą odebrać telefonu, ale nie chcą aby ominęło im też coś ważnego. Jeśli znajdujemy się poza zasięgiem, jesteśmy na spotkaniu, albo po prostu mamy czas dla siebie – dzwoniący może zostawić nam wiadomość. Tutaj już będziemy mogli wstępnie przefiltrować przychodzące połączenia – jeśli osoba która się z Tobą próbowała połączyć – nie zostawiła wiadomości – pewnie nie było to nic pilnego. Ponad to, korzystając z poczty głosowej w wersji PRO, za śmieszne 2 zł/mc otrzymujemy aplikację mobilną, w której możemy odsłuchiwać wiadomości i segregować je po długości, przez co od razu widać te 1-2 sekundowe bez żadnej zawartości.

Plusy

• aplikacja mobilna
• nie trzeba oddzwaniać na numer poczty głosowej
• oszczędność czasu

10. Bitrix24

Potężny CRM o którym można napisać oddzielny artykuł. Ja akurat używam go w swoim biurze m.in. jako narzędzie do komunikacji wewnętrznej z pracownikami. Mamy zwykły czat, możliwość uczestniczenia w wideokonferencjach, kalendarze, wyznaczania zadań, planowania spotkań i wiele wiele więcej. Do tego jest aplikacja desktopowa i mobilna. Doskonałe narzędzie do komunikacji w biurze rachunkowym.

Plusy

• przyjazny interfejs
• aplikacja desktopowa i mobilna
• łatwa komunikacja
• bardzo dużo możliwości w darmowej wersji

Minusy

•   tylko 12 użytkowników w wersji darmowej

Dla chętnych

Audioteka

Brak czasu na książki? Znam to. Ale na ich słuchanie zawsze znajdzie się czas podczas jazdy samochodem. 30 minut w drodze do pracy, 30 minut w drodze do domu. Już jest godzina dziennie. 5 godzin tygodniowo, 260 godzin rocznie. Jeden audiobook trwa około 7 godzin. Czyli 37 książek rocznie podczas samej jazdy do pracy i z powrotem. To więcej wiedzy niż przez rok na uniwersytecie. I co? Jest czas na książki?

Plusy

• wielki wybór książek
• wygodne przyswajanie wiedzy

Minusy

• nie wszystkie książki są w wersji audiobooków

To tylko część narzędzi z których korzystam a które ułatwiają mi życie i pracę. Bardzo chętnie dowiem się z jakich narzędzi Ty korzystasz. Napisz w komentarzu jakie aplikacje pomagają Ci w codziennych obowiązkach i jakie Ty polecasz.

Automatyzacja pracy wkracza do coraz większej liczby dziedzin i branż biznesu. Na początku rywalizacji człowieka z maszynami komputery grały w szachy, pomagały przy liniach technologicznych lub realizowały zadania precyzyjne. Później próbowały także swoich sił w usługach, konkurując m.in. z prawnikami. W tym ostatnim przypadku wyniki były obiecujące – maszyna w ponad 80% przypadków trafnie przewidywała rozstrzygnięcia sądowe, bazując na przeanalizowanych kazusach.

Dziedzin, w których można wykorzystać inteligentne systemy, jest znacznie więcej. Jedną z nich jest księgowość, a jaskółki pierwszych zmian już są widoczne.

Automatyzacja w księgowości

Zastąpienie człowieka komputerem ma wiele zalet. Najważniejszą z nich jest eliminacja ludzkich słabości związanych z emocjami, błędami postrzegania i pomyłkami. Komputer pozwala wykluczyć błędy i oprzeć działania na stałych, logicznych algorytmach. Dzięki większej mocy obliczeniowej umie prześledzić znacznie więcej danych i przygotować dokładniejsze analizy. W efekcie pracuje szybciej i popełnia znacznie mniej błędów niż człowiek.

Dla księgowości, która wymaga ścisłych obliczeń, dokładności i wykonywania powtarzalnych czynności, jest to atut. Maszyna już teraz realizuje mnóstwo czasochłonnych zadań (takich jak np. wprowadzanie faktur, wyliczenia należności). Pozwala to działom księgowości oszczędzić czas i jednocześnie uniknąć błędów obliczeniowych.

Tym bardziej, że zmienia się też świat biznesu, prawa i okoliczności prowadzenia firmy. Rosnąca część rozliczeń jest prowadzona w formie e-dokumentów, a faktury elektroniczne stają się coraz bardziej popularne. Komunikacja online jest wymagana do kontaktów z urzędami i instytucjami państwowymi (m.in. ZUS-em czy Urzędem Skarbowym). Nie można się obyć w pracy bez nowych technologii.

Systemy dla księgowych są również „zewnętrzną” pamięcią dla całego biura. Maszyny przypominają o upływających terminach zapłaty należności, pilnują regulowania faktur w wyznaczonym czasie i dnia złożenia deklaracji. Często wykorzystują chmurę, dzięki czemu są dostępne z każdego miejsca – wystarczy mieć telefon z Internetem. Osoby korzystające z tego typu rozwiązań bardzo je sobie chwalą.

Co przyniesie przyszłość?

Nikt chyba nie ma wątpliwości, że ekspansja nowej technologii będzie dalej postępowała. Co to oznacza dla biznesu? Czy w przyszłości będzie można zastąpić księgowego automatem? Czy znikną tradycyjne biura księgowe?

Wizja maszyny do prowadzenia rozliczeń firmy nie jest wcale pomysłem z dziedziny science fiction. W przypadku standardowych czynności komputer może się sprawdzić lepiej niż człowiek! Jednakże jakakolwiek niestandardowa sprawa, wymagająca dodatkowej interpretacji lub doświadczenia, będzie wymagała interwencji prawdziwego księgowego. Człowieka prawdopodobnie nie da się w 100% zastąpić, ale wizja korzystania z usług wirtualnego doradcy podatkowego wcale nie jest tak odległa jak mogłoby się wydawać.

Chociaż już nawet w urzędach można wiele spraw załatwić „przez Internet” informatyzacja gospodarki wydaje się pomijać branżę księgową. Jedynie niewielki procent biur stacjonarnych ma w swojej ofercie usługi online, z których tak chętnie korzystają klienci.

Coraz szybsze tempo, konieczność niezwłocznego dostępu do dokumentów i informacji stają się towarem poszukiwanym, również w branży rachunkowości. Jednak wiele biur wydaje się nie zdawać sobie z tego sprawy. Jedynie 23% z przebadanej przez Infonetax grupy firm udostępniało klientom możliwość przesyłania faktur online i korzystało z elektronicznego obiegu dokumentów.

Oczekiwania klientów

Przedsiębiorcy coraz wyżej cenią sobie… własny czas. Szybka reakcja w wielu przypadkach pomaga zdobyć przewagę konkurencyjną; dostęp do informacji staje się kluczowy przy robieniu analiz i planowaniu działań na rynku. Oferowana przez biuro księgowe platforma do komunikacji online pozwala im działać bez opóźnień i na bieżąco utrzymywać dostęp do danych finansowych przedsiębiorstwa (również przez aplikacje mobilne). W czasach, gdy decyzję trzeba podejmować bezzwłocznie to ogromny atut: firmę ma się cały czas „pod ręką”. A w razie potrzeby można zawsze skonsultować się bezpośrednio, w siedzibie biura.

Na zmianę podejścia klientów mocno wpływa również wchodzenie na rynek przedsiębiorców nowych pokoleń, znających Internet od małego. To osoby, dla których poruszanie się po sieci nie stanowi żadnego wyzwania. Możliwość komunikowania się i załatwiania spraw online traktują jako naturalną rzecz.

Korzyści dla biura

Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko mocny punkt oferty, który może zadecydować o wyborze usługi. To także zmiana procedur w obrębie samego biura i efektywniejsze wykorzystanie czasu.

Czasochłonne czynności (m.in. wpisywanie i dekretowanie dokumentów) są wykonywane automatycznie. Wystarczy zeskanować fakturę czy rachunek by wszystkie dane trafiły od razu do systemu. Coraz więcej dokumentów jest dostarczanych w formie elektronicznej, dzięki czemu systematycznie zmniejsza się ilość pracy do wykonania.

 Automatyzacja z jednej strony przyspiesza to cały proces (szacuje się, że można zaoszczędzić nawet do 50% czasu!), z drugiej – pomaga zapewnić najwyższy standard usług i wyeliminować przypadkowe pomyłki przy przepisywaniu.

To jednak nie koniec korzyści. Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów często są rozbudowane o funkcje archiwum. Dokumenty są przechowywane w formie skanów (lub w wersji elektronicznej) i łatwo dostępne w każdym momencie. Oszczędność miejsca do magazynowania pękatych segregatorów to dla biura niższe koszty wynajmu powierzchni.

 Elektroniczne archiwum jest również ogromnym ułatwieniem przy konieczności szybkiego znalezienia konkretnego dokumentu. Rozbudowane wyszukiwarki pozwalają na wybranie wielu kryteriów (m.in. nazwy kontrahenta, przedziału dat, produktu lub usługi, numeru faktury), dzięki czemu informacje są dostępne właściwie od ręki. Klient jest zadowolony (całą sprawę załatwia w kilka minut), a biuro nie dezorganizuje swojej pracy w poszukiwaniu jednej zaginionej faktury.

Nowe standardy

Współcześnie, gdy czas płynie coraz szybciej, trzeba reagować błyskawicznie na zmieniające się otoczenie i sytuację na rynku. Terminowa informacja staje największym dobrem, więc także i biuro rachunkowe musi dostosować się do realiów. Klienci oczekują od niego ułatwień w komunikacji, dostarczania na czas kluczowych danych oraz dostępu do swoich dokumentów o każdej porze.

Dlatego też o wyborze księgowego do prowadzenia rozliczeń firmy coraz częściej będzie decydowała dodatkowa oferta usług online, a nie jak dotychczas – polecenie przez znajomego lub bliskość siedziby. Obsługa online powoli staje się standardem w branży (wymaganym przez klientów) i zmiana ta czeka każde biuro, które chce się utrzymać na rynku i rozwijać swoją działalność.