Dobre biuro rachunkowe zapewnia nie tylko prawidłowe prowadzenie rozliczeń twojej firmy, ale wspiera cię w rozwijaniu działalności i doradza nie tylko w księgowości i podatkach. Wybór, przed którym stoisz, to jeden z ważniejszych wyborów w biznesie, dlatego warto poświęcić na niego nieco więcej czasu, by potem mieć spokojną głowę i przekonanie, że wszystko jest na dobrej drodze.
Oto jedenaście najważniejszych kryteriów, które należy wziąć pod uwagę wybierając biuro rachunkowe, któremu powierzysz swoją firmę:
- Doświadczenie. Większe i dłużej działające biura mają bogatszą praktykę, bo zajmują się wieloma różnymi podmiotami. Ilość klientów jest zaś wyznacznikiem jakości obsługi (nikt nie zmienia kontrahenta, gdy współpraca układa się dobrze). Zainteresuj się więc datą założenia firmy, liczbą obsługiwanych klientów, referencjami i rekomendacjami partnerów.
- Personel. O dobrych księgowych można by pisać w nieskończoność, bo to bardzo istotne kryterium. Personel pracujący w biurze rachunkowym będzie odpowiadał za kontakty z urzędami, wypełniał zeznania podatkowe, rozliczał dochody firmy, tworzył sprawdzania. Chyba nikt nie chce powierzać tak ważnych spraw osobom przypadkowym… Dlatego warto zwrócić uwagę na doświadczenie, standardy zachowania poufności, dbanie o aktualizację wiedzy (kursy i szkolenia), a także opiekę jednej, konkretnej osoby nad wszystkimi sprawami twojej firmy. Koniecznie sprawdź, czy w biurze jest ktoś kto ma uprawnienia doradcy podatkowego. To osoby, których wiedza z zakresu rachunkowości jest potwierdzona egzaminem i certyfikatem, doskonale znające prawo podatkowe. Ważnym wskaźnikiem jest także roczny współczynnik fluktuacji kadr, bo z biura księgowego, gdzie się dobrze pracuje nikt nie chce odchodzić.
- Nowoczesne technologie. Faktury można każdorazowo drukować i przywozić na koniec miesiąca, a potem wpisywać je ręcznie, tylko… po co? Nie tylko w urzędach załatwisz coraz więcej spraw korzystając z drogi elektronicznej – tak samo powinno być w dobrym biurze księgowym. To wygoda, mniej błędów przy skanowaniu i księgowaniu dokumentów, a także ekologia, bo nie trzeba marnować papieru!
- Potencjał organizacyjny, kadrowy i techniczny. Nie tylko twój biznes się rozwija – biuro również musi to robić by nie zostać w tyle. Sprawdź czy księgowi którym powierzysz swoje rozliczenia są w stanie sobie z nimi poradzić i czy mają techniczne możliwości rozliczania większej ilości faktur, kontrahentów? Możesz też poprosić o sprawozdanie finansowe za ostatnie 2 lata. Kto nie umie prowadzić własnego biznesu nie będzie dobrym doradcą dla twojego.
- Szeroki zakres usług. Większość biur oferuje podstawowy pakiet usług i często wydaje się, że to wystarczy. A co w sytuacji, gdy firma się rozwinie? Nagle potrzeba również znajomości rozliczeń wewnątrzwspólnotowych, stawek ceł lub przepisów dotyczących importowania towarów. Wybierając biuro księgowe zwróć uwagę na to, czy podoła ono rosnącym potrzebom twojego biznesu, czy znów będzie trzeba szukać nowego. Pomocna bywa lista klientów biura, która pozwala zweryfikować jakie usługi faktycznie są świadczone.
- Jakość usług. Tu nie wystarczą zapewnienia – finanse są zbyt ważną rzeczą by wierzyć na słowo. Biuro księgowe powinno stale dbać o jakość i utrzymywać wysokie standardy pracy i zarządzania. Potwierdzeniem takiej polityki może być np. certyfikat ISO 9001 lub inne dokumenty. Zweryfikuj czy nie są to tylko marketingowe trofea, które można kupić za określoną cenę.
- Usługi dodatkowe. Działalność w biznesie wymaga często kontaktu z innymi specjalistami, np. prawnikami czy brokerami ubezpieczeń. W dobrym biurze rachunkowym klient może zamówić takie usługi dodatkowo i nie tracić czasu na szukanie właściwych osób, bo biuro ma swoich sprawdzonych partnerów. Dobrze, jeżeli biuro współpracuje ze specjalistami od funduszy europejskich.
- Program do fakturowania. Potrzebna każdemu aplikacja, która pozwoli ewidencjonować sprzedaż w prosty sposób. Dobre biuro rachunkowe oferuje swoim klientom taki program w ramach usługi. Powinien być dostępny online z każdego miejsca i dostosowany również do urządzeń mobilnych. Dodatkową zaletą jest to, że wszystkie faktury od razu są przenoszone do systemu księgowego, dzięki czemu rozliczenia odbywają się na bieżąco.
- Różnorodność kanałów komunikacyjnych. Możliwość kontaktowania się z biurem. Im więcej ścieżek dostępu, tym lepiej. Dzisiaj nie wystarczy tylko strona i telefon stacjonarny. Bycie online oznacza również profile na FB, LinkedIn oraz możliwość komunikowania się przez np. Messengera. W naprawdę dobrym biurze rachunkowym nie jest istotne jaki kanał wykorzystasz, bo każdy jest obsługiwany. Dodatkowo na profilach społecznościowych masz pełną informację o aktualnościach, np. zmianach godzin urzędowania lub urlopach.
- Ubezpieczenie OC. Mylić się jest sprawą ludzką i nie da się uniknąć błędów. Ważne, by ich konsekwencje nie były dotkliwe. Dlatego każde z biur rachunkowych ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC, pokrywającego ewentualne roszczenia klientów. Diabeł jednak tkwi w szczegółach, czyli w wysokości kwoty, do której ta odpowiedzialność jest ponoszona. Im wyższa, tym twój parasol bezpieczeństwa lepiej cię chroni.
- Dostęp do archiwum faktur. Sytuacje gdy pilnie potrzebna jest faktura sprzed miesiąca lub ostatni bilans to codzienność w biznesie. W dobrym biurze rachunkowym nikt nie każe ci czekać do poniedziałku. Dokumenty firm są archiwizowane i przechowywane w formie elektronicznej, zapewniając stały dostęp do wszystkich ważnych danych. Dodatkowo dzięki specjalnym platformom online możesz wygenerować potrzebne aktualnie zestawienia i statystyki.