Chociaż już nawet w urzędach można wiele spraw załatwić „przez Internet” informatyzacja gospodarki wydaje się pomijać branżę księgową. Jedynie niewielki procent biur stacjonarnych ma w swojej ofercie usługi online, z których tak chętnie korzystają klienci.

Coraz szybsze tempo, konieczność niezwłocznego dostępu do dokumentów i informacji stają się towarem poszukiwanym, również w branży rachunkowości. Jednak wiele biur wydaje się nie zdawać sobie z tego sprawy. Jedynie 23% z przebadanej przez Infonetax grupy firm udostępniało klientom możliwość przesyłania faktur online i korzystało z elektronicznego obiegu dokumentów.

Oczekiwania klientów

Przedsiębiorcy coraz wyżej cenią sobie… własny czas. Szybka reakcja w wielu przypadkach pomaga zdobyć przewagę konkurencyjną; dostęp do informacji staje się kluczowy przy robieniu analiz i planowaniu działań na rynku. Oferowana przez biuro księgowe platforma do komunikacji online pozwala im działać bez opóźnień i na bieżąco utrzymywać dostęp do danych finansowych przedsiębiorstwa (również przez aplikacje mobilne). W czasach, gdy decyzję trzeba podejmować bezzwłocznie to ogromny atut: firmę ma się cały czas „pod ręką”. A w razie potrzeby można zawsze skonsultować się bezpośrednio, w siedzibie biura.

Na zmianę podejścia klientów mocno wpływa również wchodzenie na rynek przedsiębiorców nowych pokoleń, znających Internet od małego. To osoby, dla których poruszanie się po sieci nie stanowi żadnego wyzwania. Możliwość komunikowania się i załatwiania spraw online traktują jako naturalną rzecz.

Korzyści dla biura

Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko mocny punkt oferty, który może zadecydować o wyborze usługi. To także zmiana procedur w obrębie samego biura i efektywniejsze wykorzystanie czasu.

Czasochłonne czynności (m.in. wpisywanie i dekretowanie dokumentów) są wykonywane automatycznie. Wystarczy zeskanować fakturę czy rachunek by wszystkie dane trafiły od razu do systemu. Coraz więcej dokumentów jest dostarczanych w formie elektronicznej, dzięki czemu systematycznie zmniejsza się ilość pracy do wykonania.

 Automatyzacja z jednej strony przyspiesza to cały proces (szacuje się, że można zaoszczędzić nawet do 50% czasu!), z drugiej – pomaga zapewnić najwyższy standard usług i wyeliminować przypadkowe pomyłki przy przepisywaniu.

To jednak nie koniec korzyści. Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów często są rozbudowane o funkcje archiwum. Dokumenty są przechowywane w formie skanów (lub w wersji elektronicznej) i łatwo dostępne w każdym momencie. Oszczędność miejsca do magazynowania pękatych segregatorów to dla biura niższe koszty wynajmu powierzchni.

 Elektroniczne archiwum jest również ogromnym ułatwieniem przy konieczności szybkiego znalezienia konkretnego dokumentu. Rozbudowane wyszukiwarki pozwalają na wybranie wielu kryteriów (m.in. nazwy kontrahenta, przedziału dat, produktu lub usługi, numeru faktury), dzięki czemu informacje są dostępne właściwie od ręki. Klient jest zadowolony (całą sprawę załatwia w kilka minut), a biuro nie dezorganizuje swojej pracy w poszukiwaniu jednej zaginionej faktury.

Nowe standardy

Współcześnie, gdy czas płynie coraz szybciej, trzeba reagować błyskawicznie na zmieniające się otoczenie i sytuację na rynku. Terminowa informacja staje największym dobrem, więc także i biuro rachunkowe musi dostosować się do realiów. Klienci oczekują od niego ułatwień w komunikacji, dostarczania na czas kluczowych danych oraz dostępu do swoich dokumentów o każdej porze.

Dlatego też o wyborze księgowego do prowadzenia rozliczeń firmy coraz częściej będzie decydowała dodatkowa oferta usług online, a nie jak dotychczas – polecenie przez znajomego lub bliskość siedziby. Obsługa online powoli staje się standardem w branży (wymaganym przez klientów) i zmiana ta czeka każde biuro, które chce się utrzymać na rynku i rozwijać swoją działalność.