Automatyzacja pracy wkracza do coraz większej liczby dziedzin i branż biznesu. Na początku rywalizacji człowieka z maszynami komputery grały w szachy, pomagały przy liniach technologicznych lub realizowały zadania precyzyjne. Później próbowały także swoich sił w usługach, konkurując m.in. z prawnikami. W tym ostatnim przypadku wyniki były obiecujące – maszyna w ponad 80% przypadków trafnie przewidywała rozstrzygnięcia sądowe, bazując na przeanalizowanych kazusach.

Dziedzin, w których można wykorzystać inteligentne systemy, jest znacznie więcej. Jedną z nich jest księgowość, a jaskółki pierwszych zmian już są widoczne.

Automatyzacja w księgowości

Zastąpienie człowieka komputerem ma wiele zalet. Najważniejszą z nich jest eliminacja ludzkich słabości związanych z emocjami, błędami postrzegania i pomyłkami. Komputer pozwala wykluczyć błędy i oprzeć działania na stałych, logicznych algorytmach. Dzięki większej mocy obliczeniowej umie prześledzić znacznie więcej danych i przygotować dokładniejsze analizy. W efekcie pracuje szybciej i popełnia znacznie mniej błędów niż człowiek.

Dla księgowości, która wymaga ścisłych obliczeń, dokładności i wykonywania powtarzalnych czynności, jest to atut. Maszyna już teraz realizuje mnóstwo czasochłonnych zadań (takich jak np. wprowadzanie faktur, wyliczenia należności). Pozwala to działom księgowości oszczędzić czas i jednocześnie uniknąć błędów obliczeniowych.

Tym bardziej, że zmienia się też świat biznesu, prawa i okoliczności prowadzenia firmy. Rosnąca część rozliczeń jest prowadzona w formie e-dokumentów, a faktury elektroniczne stają się coraz bardziej popularne. Komunikacja online jest wymagana do kontaktów z urzędami i instytucjami państwowymi (m.in. ZUS-em czy Urzędem Skarbowym). Nie można się obyć w pracy bez nowych technologii.

Systemy dla księgowych są również „zewnętrzną” pamięcią dla całego biura. Maszyny przypominają o upływających terminach zapłaty należności, pilnują regulowania faktur w wyznaczonym czasie i dnia złożenia deklaracji. Często wykorzystują chmurę, dzięki czemu są dostępne z każdego miejsca – wystarczy mieć telefon z Internetem. Osoby korzystające z tego typu rozwiązań bardzo je sobie chwalą.

Co przyniesie przyszłość?

Nikt chyba nie ma wątpliwości, że ekspansja nowej technologii będzie dalej postępowała. Co to oznacza dla biznesu? Czy w przyszłości będzie można zastąpić księgowego automatem? Czy znikną tradycyjne biura księgowe?

Wizja maszyny do prowadzenia rozliczeń firmy nie jest wcale pomysłem z dziedziny science fiction. W przypadku standardowych czynności komputer może się sprawdzić lepiej niż człowiek! Jednakże jakakolwiek niestandardowa sprawa, wymagająca dodatkowej interpretacji lub doświadczenia, będzie wymagała interwencji prawdziwego księgowego. Człowieka prawdopodobnie nie da się w 100% zastąpić, ale wizja korzystania z usług wirtualnego doradcy podatkowego wcale nie jest tak odległa jak mogłoby się wydawać.